Nieuwe website in de steigers? 9 tips om succesvol content over te zetten

Wie een paar weken geleden toevallig een blik naar binnen wierp in mijn slaapkamer/corona home office is heel misschien getuige geweest van een klein vreugdedansje, Carlton style.

via GIPHY

De reden voor dat éénvrouwsfeestje? Op mijn hoofdberoep hadden we na weken van videocalls, design sprints en feedbackrondes EINDELIJK onze nieuwe website live gezet. De nood was hoog, want onze vorige plek op ’t internet dateerde al van 2014 en voldeed totaal niet meer aan de huidige technische normen en de eisen van onze gebruikers. Zelf wilden we – naast een gebruiksvriendelijk cms-systeem, interne topprioriteit nummer één – vooral een website met wat meer smoel. Eentje die beter weerspiegelde wat onze organisatie doet en vooral: voor wie. Geen overbodige luxe, in een politiek klimaat waarin de rol en het belang van socioculturele middenveldorganisaties zwaar onder vuur ligt.

Maar ik wijk af van wat ik hier eigenlijk wil vertellen. En dat gaat over het besef dat binnen sijpelde terwijl ik ergens in juli profiteerde van een paar weken vakantie:

F*ck, een nieuwe website, dat wil ook zeggen: al die pagina’s verhuizen…

Wie binnen de organisatie gaat dat doen, en vooral: wanneer? Hoe pakken we dat aan? Welke teksten steken we in onze figuurlijke verhuisdoos, wat verdient een afstofbeurt en wat mag linea recta naar het virtuele containerpark?

Allemaal vragen waar ik in de hectiek van dat corona-voorjaar amper bij had stilgestaan. In ons geval is het nochtans zeker geen detail: wij zijn een organisatie die juridisch advies geeft aan werkgevers, wat maakt dat onze website tegelijk ook dienst doet als digitale fichebak. Bij nazicht bleek het te gaan om een kleine 600 pagina’s aan dossiers, FAQ’s, tools en downloads. *Insert klein paniekske*

via GIPHY

4 maanden later kan ik zeggen: dat is allemaal goed gekomen. Niet meteen, natuurlijk: zoals dat altijd gaat, stootten we onderweg op de nodige hindernissen, omleidingen en wegversperringen. De lessen die we daaruit trokken en waar jij misschien je voordeel mee kan doen? Die vind je in deze blogpost. En avant!

1. Inventariseer

Voor je start met inpakken, is het goed om nog even door het huis te dwalen dat je gaat verlaten. Want het is pas als je helemaal helder hebt hoeveel spullen je in kasten en op zolders hebt steken, dat je kan inschatten hoe groot de verhuiswagen is die je moet huren, toch?

Om de analogie van de echte verhuis even te verlaten: stap één is dus even goed naar je website te gaan kijken, en alles wat daarop staat in een overzicht te gieten. Wat ons naadloos bij punt 2 brengt:

2. Track je voortgang met een gedeeld werkdocument

Maak je inventaris al op in een Excel-document dat je makkelijk kan delen met anderen. Dan kan dat alvast de basis vormen van je eigenlijke werkdocument, waarin je later de voortgang gaat bijhouden van alles wat je nog moet overzetten.

Een paar heel praktische tips in dat verband:

  • Zet niet alleen alleen de titel van je pagina in je overzicht, maar ook de link naar de specifieke pagina. Zo vind je tijdens de eigenlijke overdracht van je content snel terug waar het over gaat
  • Duid per pagina een verantwoordelijke en een deadline aan
  • Werken met een status per pagina kan handig zijn. Wees daarin specifiek genoeg (noteer bijvoorbeeld niet “mee bezig”, maar eerder “mee bezig – SEO nog niet OK”)
  • Zorg voor 2 kolommen naast elkaar waarin je niet alleen de oude, maar ook de nieuwe URL bijhoudt. Waardevolle info, die je later kan gebruiken om je redirects in te stellen (in ons geval namen de mensen van het webbureau waar we mee samenwerkten dat voor hun rekening). Dat is belangrijk, want die zorgen ervoor dat mensen die op oude linken klikken (in je nieuwsbrieven-archief, op andere websites of via Google) op de juiste nieuwe pagina terecht komen.

3. Kijk wat goed presteert en trek daar lessen uit

Kijk je -net als bij ons het geval was- aan tegen een berg contentpagina’s die je moet overzetten, met weinig mensen én tegen een strakke deadline? Dan loont het om op voorhand te gaan kijken wat je meest geraadpleegde pagina’s zijn en daarmee te starten. Dat zijn data die je makkelijk uit Google Analytics kan halen. Daarnaast kan een screening van gebruikte zoektermen je op het spoor brengen van content die je nog niet hebt, maar die je misschien wel wil schrijven in de toekomst.

4. Maak van de contentoverdracht een gedeelde verantwoordelijkheid

Bekijk wie je kan inschakelen om je te helpen met het overzetten van al je content, want let’s face it: alle hulp is welkom. In realiteit is een goede website iets waar iedereen in je onderneming of organisatie de vruchten van plukt, dus speel dat ook uit.

Werk je alleen of hebben je collega’s andere prioriteiten? Ook alleen kan je de klus klaren, maar het zal dan langer duren. Maar het is goed om dat in deze fase helder te hebben, want alleen zo kan je een realistische planning maken.

5. Plan een kick-off die de start van de overdrachtperiode markeert

Eens je alle voorgaande tips hebt toegepast en uitgewerkt in je voorbereiding is het tijd om écht aan de slag te gaan. Bij ons stond er in die periode toevallig een teamdag op de planning die helemaal in het teken van die nieuwe website stond:

  • Alle collega’s kregen in de voormiddag een opleiding over het cms-systeem
  • In de namiddag bekeken we samen wie zich waarvoor kon engageren en vooral: welke pagina’s we wilden overzetten en welke gedateerd of niet meer relevant waren.
  • In de marge maakten we ook afspraken rond stijl en taal

Dat was intens, maar wel erg nuttig: alle vragen en bezorgdheden werden gebundeld op één dag, waardoor de weerstand minimaal en de betrokkenheid groot was.

6. Wees kritisch voor je content: kies niet voor copy-paste

Geen beter moment om je innerlijke Marie Kondo los te laten dan wanneer je overschakelt naar een nieuwe website. Zowel op vlak van inhoud als naar vorm, stijl en taal toe.

Vragen die je je daarbij kan stellen:

  • Is deze pagina nog actueel?
  • Is deze pagina nog relevant voor je gebruikers?
  • Ben je consequent in je keuzes op vlak van taalgebruik? (bv. in het gebruik van je & jij of u & uw)
  • Werken alle interne en externe linken nog?
  • Kan je extra linken toevoegen?
  • Zijn je teksten voldoende scanbaar? (witruimte, gebruik van headings…)

7. Doe al wat je kan op vlak van SEO

Uiteraard wil je dat gebruikers de pagina’s waar je zo hard aan gewerkt hebt ook vinden. Dat impliceert dat je het één en ander moet doen om de robotjes van Google & co tevreden te stellen. Een gouden tip: maak er een gewoonte van om bij elke pagina die je aanmaakt al de basis voor SEO (=search engine optimization) te leggen:

  • Denk na over een goede titel
  • Integreer mogelijke zoektermen en synoniemen in je teksten en titels (leg de resultaten van je zoekwoordenonderzoek in de voorbereidende fase er eventueel naast en speel daarop in)
  • Vul je meta title & meta description alvast in

Je bespaart zo een pak tijd, want je moet in een later stadium niet meer alle items opnieuw gaan openen, bekijken en aanvullen. En geloof me: genoeg andere dingen waar je die uitgespaarde tijd aan kan spenderen…

8. Geef prioriteit aan je verhuis en de opvolging ervan

Ik kan hier met gemak nog 10 extra tips geven, maar hou ook dit in het achterhoofd: een website vullen met goede en relevante content vraagt tijd én eist bandbreedte in je hoofd op. Durf er dan ook op te focussen. Vertrouw erop dat die 101 andere projecten die om je aandacht schreeuwen er ook na de lancering nog gaan zijn.

9. Vergeet niet te vieren

Want het is niet omdat je alle content hebt overgezet en je website hebt gelanceerd, dat al het werk er ook op zit. Ook daarna kan je eindeloos blijven schrappen, schaven en herschrijven (en dan laat ik het oplossen van eventuele bugs of problemen nog even buiten beschouwing).

Maar dus: vier deze virtuele mijlpaal. Trakteer je collega’s op iets lekkers. Componeer een lied om ze te bedanken voor hun inspanningen. Of schrijf een kaartje. Whatever floats your boat.

Disclaimer: niet alle tips die ik geef in deze post heb ik zelf ook even trouw toegepast. Vooral wat deze laatste betreft ben ik schromelijk tekort geschoten. Dus Sociare-collega’s: die Chocotoffs hebben jullie nog tegoed.